1. Einleitung
Der individuelle Zahlungsempfänger im Beleg ist eine Funktion in SAP FI, mit der Kreditoren- und Debitorenbuchungen direkt auf ein frei wählbares Konto gebucht werden können. Diese Option ermöglicht mehr Flexibilität im Zahlungsverkehr mit Geschäftspartnern, birgt jedoch auch potenzielle Risiken für Missbrauch und Betrug. Dieser Beitrag beschreibt die Einrichtung und Verwendung des individuellen Zahlungsempfängers im Beleg und stellt mögliche Prüfschritte vor.
2. Individueller Zahlungsempfänger im Beleg
In SAP FI besteht die Möglichkeit, Zahlungen an einen anderen Kreditor zu leisten als den Kreditor, auf dessen Konto die Rechnung gebucht wird.
Neben der Option, einen abweichenden Zahlungsempfänger im Kreditorenstammsatz zu hinterlegen (Felder LFA1-LNRZA bzw. LFB1-LNRZB), ist es auch möglich, erst während des Buchungsvorgangs einen abweichenden Zahlungsempfänger anzugeben. Diese Funktion ist verfügbar, wenn das Flag „Angaben individuell“ in den allgemeinen Daten des Kreditorenstammsatzes in der Steuerungsmaske „Zahlungsverkehr“ gesetzt wurde. Das dazugehörige Feld ist LFA1-XZEMP (Zempfg.in Bel.).
Unter S/4HANA findet man diese Option in der Geschäftspartner-Rolle im Reiter „Lieferant: allgemeine Daten“, Abschnitt „Zahlungsverkehr“.
Eine Buchung mit individuellem Zahlungsempfänger im Beleg kann mit den gewohnten Standardbuchungstransaktionen, wie z.B. FB60 oder MIRO, durchgeführt werden. Zu beachten ist, dass SAP immer den Zahlungsempfänger verwendet, der am spezifischsten ist. Ein im Beleg angegebener Zahlungsempfänger hat daher immer Vorrang vor den im Stammsatz definierten Empfängern.
2.1 Buchung eines Belegs mit individuellem Zahlungsempfänger
In diesem Beispiel wird eine Kreditorenrechnung mit der Transaktion FB60 erfasst. Nach Angabe der Grunddaten erfolgt die Eingabe der zahlungsrelevanten Informationen im Reiter „Zahlung“. An dieser Stelle ist es möglich, die Daten eines individuellen Zahlungsempfängers zu hinterlegen.
Sobald der Haken bei „Individ Zahlungsempf“ gesetzt wird, öffnet sich eine neue Eingabemaske. In dieser Maske können beliebige Zahlungsempfängerdaten eingetragen werden, die einmalig für die Buchung verwendet werden. Die angegebene Bankverbindung kann dabei frei gewählt werden und muss nicht als Stammdatensatz vorhanden sein.
Anschließend kann die Buchung wie gewohnt fortgesetzt werden.
2.2 Speicherung der Belege mit individuellem Zahlungsempfänger in der Tabelle BSEC
Sobald ein Beleg mit individuellem Zahlungsempfänger gebucht wird, erzeugt SAP automatisch einen Eintrag in der Tabelle BSEC (Belegsegment CPD-Daten), in welcher auch die CpD-Buchungen erfasst werden. Dies ist ein Hinweis darauf, dass Buchungen mit individuellem Zahlungsempfänger im Beleg in SAP wie Buchungen auf ein CpD-Konto behandelt werden und als ebenso kritisch wie diese zu betrachten sind. Buchungen mit individuellem Zahlungsempfänger sind dadurch erkennbar, dass das Feld BSEC-XCPDK im Gegensatz zu CpD-Buchungen den Wert <leer> hat.
2.3 Mögliche Prüfschritte
Prüfschritt 1: Ermittlung der Kreditoren mit individuellem Zahlungsempfänger im Beleg
Um zu prüfen, bei welchen Kreditoren die Option zur Angabe eines individuellen Zahlungsempfängers im Beleg aktiviert ist, kann die Tabelle LFA1 auf XZEMP = X gefiltert werden.
Prüfschritt 2: Analyse der Änderungsbelege
Durch Analyse der Änderungsbelege (Tabellen CDHDR und CDPOS) lässt sich feststellen, wer (mit Datum, Uhrzeit und Transaktion) Änderungen am Feld LFA1-XZEMP durchgeführt hat. Hierzu wird die Verwendung eines QuickViews (Transaktion SQVI) empfohlen.
Verdächtig (Red-Flag) sind kurzfristige Änderungen an dem Feld XZEMP. Diese könnten ein Hinweis darauf sein, dass hier bewusst manipuliert wurde.
2.4 Individueller Zahlungsempfänger bei Debitorenbuchungen
Auch bei Debitorenbuchungen gibt es die Option, einen individuellen Zahlungsempfänger im Beleg anzugeben (Feld KNA1-XZEMP (Regul.in Beleg)). Da mit Debitorengutschriften Geldmittel aus dem Unternehmen fließen, stellt diese Funktion auch bei Debitoren ein Risiko dar und sollte überprüft werden.
3. Fazit
Die Option des individuellen Zahlungsempfängers ermöglicht es, Kreditoren- und Debitorenbuchungen direkt auf frei wählbare Empfängerkonten zu buchen und bietet dadurch mehr Flexibilität im Zahlungsverkehr. Bei der Nutzung dieser Funktion ist jedoch Vorsicht geboten, da sie missbräuchlich verwendet werden kann, um Zahlungen an unbefugte Konten zu leiten. Es muss sichergestellt werden, dass die Nutzung dieser Funktion in Übereinstimmung mit internen Kontrollrichtlinien und Compliance-Anforderungen des Unternehmens erfolgt. Daher ist es wichtig, dass der zuständige Fachbereich regelmäßig Prüfschritte durchführt, um verdächtige Änderungen am Feld LFA1-XZEMP aufzudecken.
