In diesem Artikel geben wir im ersten Teil einen Überblick über die Funktionalitäten von SAP® SuccessFactors. Im zweiten Teil gehen wir auf das Berechtigungskonzept ein.
Funktionalitäten
SuccessFactors ist eine cloud-basierte Lösung von SAP für Human Capital Management (HCM). Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde das System um Funktionen erweitert, die es Unternehmen ermöglichen, die Verordnung umzusetzen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Berechtigungskonzepte zu erstellen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf personenbezogene Daten haben.
SuccessFactors umfasst alle Bereiche des HCM und besteht aus verschiedenen Modulen, die es ermöglichen, den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abzubilden, von der Rekrutierung über die Einarbeitung bis hin zur Nachfolgeplanung. Die Lösung zielt darauf ab, Unternehmen in allen HR-Prozessen zu unterstützen und die Talent Management Prozesse zu optimieren, damit die besten Kandidaten gefunden, optimal eingesetzt und stetig gefördert werden können.
Die Funktionen von SuccessFactors sind in vier Kategorien unterteilt:
Employee Experience Management
In dieser Kategorie werden Lösungen bereitgestellt, die dazu beitragen das Mitarbeiterengagement zu steigern, die digitale Mitarbeitererfahrung zu verbessern, den Mitarbeiterzyklus zu verwalten, die Leistung zu bewerten und die Leistung des Arbeitgebers insgesamt zu verbessern, werden in dieser Kategorie zur Verfügung gestellt. Feedback von den Mitarbeitern und die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen können jederzeit eingeholt werden, um eventuell die Qualität des Unternehmens an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen.
HR-Kernfunktionalitäten (Core HR)
Die Basisdienstleistungen jeder Personalabteilung sind die Pflege der Stammdaten, die Lohn- & Gehaltsabrechnung sowie die Zeitwirtschaft. Es können für die Mitarbeiter Self-Services angeboten werden, mit denen sie u.a. Arbeitszeiten und Urlaubsanträge verwalten können.
Talentmanagement
Die besten Kandidaten zu finden und die Aufnahme neuer Mitarbeiter zu optimieren wird durch das Talentmanagement unterstützt. Dieses ist komplett papierlos und umfasst unter anderem die Integration von Social-Media-Plattformen. Durch diese Integration haben neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich vor ihrem ersten offiziellen Arbeitstag in das Unternehmen zu integrieren und mit ihren neuen Kollegen zu interagieren. Ziele können digital erfasst, Feedback gegeben und gemeinsam mit Mitarbeitern Leistungen bewertet werden, um Motivation und das Gefühl der Wertschätzung bei den Mitarbeitern zu fördern. Das Belohnungsmanagement fällt ebenfalls in diese Kategorie, bei der Mitarbeitern ein breites Weiterbildungsangebot geboten werden kann und die Möglichkeit besteht, sie mit Lerninhalten, anderen Kollegen und Experten zu verbinden. Durch gut ausgebildetes Personal kann auch die Nachfolge geplant und die Karrieren der Belegschaft vorangetrieben werden.
Personalplanung und Analysen
Mit SAP® Success Factors Workforce Analytics wird ein umfangreiches Instrumentarium aus dem Bereich der HR-Analytics zur Verfügung gestellt. Trends bei Personalbestand, Einstellungsverhalten, Fluktuation und weiteren Personalgrößen werden durch die Aufschlüsselung von Informationen nach verschiedenen HR-Kennzahlen und Dimensionen analysiert und prognostiziert. Die strategische und operative Personalplanung kann so optimiert werden.
Berechtigungskonzept in SAP® SuccessFactors
Im Berechtigungskonzept von SuccessFactors wird zwischen rollenbasierten und feldbasierten Zugriffsrechten unterschieden.
Rollenbasierte Zugriffsrechte (Role based permissions)
Berechtigungsgruppen (Granted Users) und Berechtigungsrollen (Permission Roles) werden durch rollenbasierte Zugriffsrechte (RBP) definiert. Rollen werden in Berechtigungsgruppen für eine bestimmte Zielgruppe (Target Population) vergeben.
Verantwortliche müssen bei der Erstellung eines RBP bestimmen, wer Zugriffsrechte erhält (Granted Users), welche Rechte die Person hat (Permission Role) und für welche Zielgruppe die Berechtigungen gelten (Target Population).
Die Eingrenzung der Zielgruppe ermöglicht es Administratoren, einzelne Mitarbeiter in Gruppen aufzunehmen oder auszuschließen. Mitarbeiter mit ähnlichen Eigenschaften können somit in die Zielgruppe eingruppiert werden.
Feldbasierte Zugriffsrechte (Field based permissions)
Der feldbasierte Zugriff eignet sich zur Definition des Benutzerzugriffs auf bestimmte SuccessFactors-Felder.
Es wird festgelegt, welche Aktionen der Benutzer in der Funktion ausführen darf und welche Felder der Benutzer über die Vorlage zugreifen kann. Mit feldbasierten Berechtigungen (Field Bases Permission) können ganze Vorlagenblöcke von Benutzern aktiviert oder deaktiviert werden. Es kann auch der Löschung von Daten widersprochen werden, was besonders bei Auswertungen sinnvoll ist.
Bei der Implementierung von feldbasierten Zugriffsrechten kann es sinnvoll sein, den Benutzern den Zugriff auf alle Felder zu verweigern und sie dann gezielt für den Zugriff auf ausgewählte Felder zu berechtigen. Feldbasierte Zugriffsrechte werden typischerweise für Formulare wie Gehaltsgespräche, Jahresgespräche, Zielvereinbarungen und Mitarbeitergespräche genutzt.
Fazit
SAP® SuccessFactors ist eine digitale Cloud-Lösung, die die Personalabteilung umfassend unterstützt. Mit dieser Lösung wird der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus abgebildet, von der Rekrutierung über die Einarbeitung bis hin zur Nachfolgeplanung. Durch die Automatisierung von Prozessen wird Zeit und Ressourcen gespart.
Mit dem Berechtigungskonzept in SuccessFactors kann die DSGVO zuverlässig in Unternehmen umgesetzt werden. Verantwortliche erstellen Rollen-Zugriffsrechte auf Funktionen, die Mitarbeitergruppen zugewiesen werden, und legen fest, welche Aktionen Mitarbeiter innerhalb der Funktion ausführen können.