SAP FI bietet die Möglichkeit, Toleranzgruppen für Mitarbeiter zu definieren. Mit diesen Gruppen können erlaubte Höchstbeträge für Buchungsvorgänge benutzerspezifisch festgelegt werden. Die Verwendung von Toleranzgruppen kann hilfreich sein, wenn sichergestellt werden soll, dass bestimmte Mitarbeitergruppen im Betrieb, wie z.B. Auszubildende oder Praktikanten, nur bis zu einem bestimmten Betrag buchen können.
2. Toleranzgruppen definieren und zuordnen
Toleranzgruppen für Mitarbeiter können über die Transaktion OBA4 bzw. über den Pfad Finanzwesen (neu) – Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) – Beleg – Toleranzgruppen – Toleranzgruppen für Mitarbeiter definieren im SAP Customizing Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) definiert werden. Die Toleranzgruppendefinitionen werden in der Tabelle T043T gespeichert.
Beim Anlegen einer neuen Toleranzgruppe können folgende Werte definiert werden:
- bis zu welchem Betrag ein Mitarbeiter einen Beleg buchen darf
- bis zu welchem Betrag ein Mitarbeiter eine Belegposition auf ein Debitoren- oder Kreditorenkonto erfassen darf
- bis zu welchem Prozentsatz ein Mitarbeiter in einer Belegposition Skonto gewähren darf
- bis zu welcher Höhe Zahlungsdifferenzen akzeptiert werden dürfen
Die Toleranzgruppen können nach Buchungskreisen differenziert werden.
Sollen die festgelegten Toleranzgrenzen für alle Mitarbeiter gelten, kann das Feld „Gruppe“ leer gelassen werden. Die definierten Grenzwerte gelten dann für alle Mitarbeiter, die keiner Gruppe zugeordnet sind.
Nach dem Anlegen einer neuen Toleranzgruppe muss diese im nächsten Schritt den entsprechenden Benutzern zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt mit der Transaktion OB57 bzw. über den Pfad Finanzwesen (neu) – Grundeinstellungen Finanzwesen – Beleg – Toleranzgruppen – Benutzer/Toleranzgruppen zuordnen im SAP Customizing Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO). Die Zuordnungen der Benutzer zu den Toleranzgruppen können der Tabelle T043 entnommen werden.
Versucht ein Benutzer einen höheren Betrag zu buchen, als in der ihm zugeordneten Toleranzgruppe definiert wurde, erscheint eine Fehlermeldung.
3. Mögliche Prüfschritte
Prüfschritt: Werden im Unternehmen angemessene Toleranzgruppen eingesetzt?
Um sich einen Überblick über die definierten Toleranzgruppen zu verschaffen und zu prüfen, ob von diesen Gruppen Gebrauch gemacht wird, sollte man sich die Tabellen T043T (FI-Toleranzgruppen für Mitarbeiter) und T043 (Zuordnen Sachbearbeiter –> Toleranzgruppe) ansehen.
Prüfschritt: Hat ein Benutzer einen höheren Betrag gebucht als in seiner Toleranzgruppe definiert wurde?
Mit Hilfe von Tabellenauswertungen kann festgestellt werden, ob ein Benutzer in der Vergangenheit Buchungen durchgeführt hat, deren Betrag oberhalb des ihm zugewiesenen Grenzbetrags liegt. Um dies zu prüfen, muss im ersten Schritt die Toleranzgruppe des Benutzers über die Tabelle T043 ermittelt werden.
Anschließend kann mit Hilfe der Tabelle T043T festgestellt werden, welche Betragsgrenzen in dieser Toleranzgruppe definiert wurden.
Im nächsten Schritt müssen alle Buchungen des Benutzers ermittelt werden, deren Betrag oberhalb der ihm zugewiesenen Betragsgrenze liegen. Diese Informationen sind in den Tabellen BKPF und BSEG zu finden. Verknüpft man die beiden Tabellen in einem QuickView über die Schlüsselfelder BUKRS, BELNR und GJAHR, ist es möglich, alle Belege in einem Schritt nach Benutzer und Buchungsbetrag zu filtern. Auf diese Weise können beispielsweise alle Buchungen eines Benutzers ermittelt werden, bei denen der Betrag pro Kontokorrent-Position oberhalb der ihm zugeordneten Betragsgrenze liegt.
Erhält man bei dieser Auswertung einen Treffer, sollte zunächst geprüft werden, ob der Benutzer zum Buchungszeitpunkt bereits der Toleranzgruppe zugeordnet war. Dies kann anhand des Änderungsprotokolls für Tabelle T043 ermittelt werden. Bestand die Gruppenzuordnung bereits zum Buchungszeitpunkt, ist dies ein Hinweis darauf, dass die Betragsgrenzen der Toleranzgruppe angepasst worden sein müssen. Mit Hilfe des Änderungsprotokolls für Tabelle T043T kann festgestellt werden, wer wann welche Änderungen an den Betragsgrenzen vorgenommen hat.
4. Fazit
Die Nutzung von Toleranzgruppen für Mitarbeiter bietet eine effiziente Möglichkeit, Buchungen innerhalb eines Unternehmens zu regulieren. Durch die Festlegung von erlaubten Höchstbeträgen für verschiedene Buchungsvorgänge ermöglicht diese Funktion eine erhöhte Kontrolle und Sicherheit, insbesondere für spezielle Mitarbeitergruppen.