In früheren SAP ERP-Systemen war die Nutzung von SAP Businesspartner optional. Nur in SAP CRM (Customer Relationship Management) mussten dies genutzt werden. In der ERP-Welt wurden die Geschäftspartner als Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren) abgebildet. Man hatte unter Umständen für einen Geschäftspartner, der gleichzeitig für das Unternehmen Kreditor und Debitor war, zwei Stammdatensätze – also eine redundante Datenhaltung. Die Nachteile der redundanten Datenhaltung sind offensichtlich: inkonsistente Informationen und erhöhter Speicherplatzverbrauch. Dieses Vorgehen widerspricht aber der SAP S/4HANA®-Philosophie, die fordert, dass Daten nicht mehr redundant abgespeichert werden, sondern nur noch an einer Stelle im System gespeichert werden. Man spricht hier vom SPOT-Ansatz, dabei steht SPOT für Single-Point-of-Truth. In SAP S/4HANA® ab Release 1511 ist die Nutzung des Businesspartners nun verpflichtend.
SAP Businesspartner – das Konzept
Bei dem „Business Partner“ handelt es sich um ein zentrales Stammdatenobjekt für alle natürlichen und juristischen Personen, zu denen ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung hat. Die Business Partner haben, wie die Kreditoren und Debitoren, eine weitreichende Funktion im SAP®-System.
Die Transaktion „BP“ ersetzt die bisherigen Transaktionen zur Kreditoren- und Debitorenpflege (z.B. FK01, FD01). Durch Aufruf dieser Transaktionen in einem S/4HANA® System wird die Ausführung in die Transaktion „BP“ weitergeleitet.
In der Transaktion „BP“ wird zwischen Person, Organisation und Gruppe unterschieden.
- Unter Person werden Einzelpersonen, z.B. die eigenen Mitarbeiter, angelegt.
- Bei Organisation wird z.B. eine Gesellschaft, also eine GmbH, AG angelegt.
- Und unter Gruppe, werden mehrere Geschäftspartner, z.B. sämtliche Unternehmen, die zu einem Konzern gehören, zusammengefasst.
Transaktionssicht BP
Dem Geschäftspartner werden Rollen, die er in dem Unternehmen bekleidet, zugeteilt.
Bei Kunden lautet die Standard-Auswahl meistens: GP-Rollen FLCU00 Debitoren und FLCU01 Kunden. Der Unterschied in diesen Rollen liegt darin, dass in der FLCU00 Rolle die relevanten Daten für die Finanzbuchhaltung angegeben werden, während in der FLCU01 Rolle die Vertriebsdaten zu finden sind.
Zum Anlegen eines Geschäftspartners wird mit der Rolle gestartet, zu der wir die passenden Informationen vorliegen haben. Die restlichen Daten in der anderen Rolle werden von der entsprechenden Fachabteilung nachgepflegt und ergänzt.
Vorteile des SAP Businesspartner
Allgemeine Informationen (z.B. Name, Anschrift) sind für verschiedene Geschäftspartnerrollen verfügbar. Sie müssen nur an einer Stelle gepflegt und gespeichert werden (SPOT-Ansatz).
Spezifische Informationen (z.B. debitorische oder kreditorische Informationen) werden in den jeweiligen Rollen gespeichert.
Neue Tabellenstrukturen für den SAP Businesspartner
Die Informationen des SAP Businesspartners werden in folgenden Tabellen gespeichert:
Tabellenname
| Inhalt | |
| BP000 | Geschäftspartner (allgemeine Daten) |
| BUT000 | GP: allgemeine Daten I |
| BUT001 | GP: allgemeine Daten II |
| BUT020 | GP: Adressen |
| BUT0BANK | Geschäftspartner: Bankdaten |
| BD001 | Geschäftspartner: Zuordnung Debitor – Partner |
| BC001 | Geschäftspartner: Zuordnung Kreditor – Partner |
| BP1000 | GP: Geschäftspartner – Rolle |
Datenübernahme aus der ECC-Welt in die S/4HANA-Welt
Für die Datenübernahme aus der ECC-Welt in die S/4HANA-Welt bietet SAP das Hilfsmittel CVI (Customer Vendor Integration) an. Diese Plattform unterstützt den Anwender bei allen Umstellungsaktivitäten
Alle Kunden und Lieferanten müssen für eine erfolgreiche Konvertierung im System in GP (Geschäftspartner) migriert werden. Hier sind auch die bereits verwendeten Geschäftspartner zu berücksichtigen. Das System bucht alle erforderlichen Felder in den Geschäftspartner, wenn die Kunden-/Lieferantentransformation ausgelöst wird. Beim Erstellen von Kunden- und Lieferantenstammdaten ist der Geschäftspartner das führende Objekt.
Die Customizing-Einstellungen des CVI-Cockpits müssen korrekt gepflegt werden, so dass ohne zusätzliche Einstellungen die Daten vollständig konvertiert werden können. Die Kunden-/Lieferantenstammsätze können über die Geschäftspartnerpflege bearbeitet und die Daten aus der Kunden-/Lieferantenbearbeitung für den Geschäftspartner gepflegt werden.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Migration der Debitoren/Kreditoren in die neue Struktur der Business Partner eine Grundvoraussetzung für die Transformation nach S/4HANA® ist. Es ist dabei zu beachten, dass sich durch die Umstellung die relevanten Berechtigungsobjekte ändern. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Berechtigungsrollen. Mit dem Blick nach vorn ist jedoch auch anzumerken, dass durch die Einführung der Business Partner, die Pflege der Geschäftspartner deutlich komfortabler und übersichtlicher geworden ist.