Was tun, wenn der Wirtschaftsprüfer kommt – Teil 2: Berechtigungen und Parameter

Was tun, wenn der Wirtschaftsprüfer kommt – Teil 2: Berechtigungen und Parameter

Jedes Unternehmen kennt die Situation, jedes Jahr wieder kündigt sich der Wirtschaftsprüfer an, um die Jahresabschlussprüfung durchzuführen und am Ende der Prüfung die Bilanz zu testieren. Im ersten Teil zu diesem Thema lag der Schwerpunkt auf den relevanten Prozessen und Dokumentationen.

In diesem Teil liegt die Konzentration auf einer tieferen Ebene, nämlich direkt im SAP®-System. Die Vorgaben hierfür sollten im SAP®-Berechtigungskonzept bereits verschriftlicht sein.


Wesentliche Berechtigungen und Parameter im SAP®-Umfeld

Die Vergabe von kritischen Berechtigungen und Handhabung von kritischen Benutzern

Es ist sehr wichtig, dass kritische Berechtigungen generell einem Überwachungsprozess unterliegen, um gewährleisten zu können, dass diese in einem Produktivsystem sehr eingeschränkt bzw. gar nicht vergeben sind.

Gerade gesetzeskritische Berechtigungen, wie z.B.

  • Löschen aller Änderungsbelege
  • ABAP-Programme debuggen mit Replace
  • Löschen von Versionshistorien

dürfen auf keinen Fall in einem Produktivsystem vergeben sein, da mit diesen Berechtigungen unter anderem gegen das Radierverbot verstoßen werden kann. Es ist daher sicherzustellen, dass diese Berechtigungen an keinen Benutzer, auch nicht an SAP®-Basisadministratoren, vergeben wurden.

Noch kritischer ist die Vergabe des umfassenden SAP®-Standardprofil SAP_ALL, welches nahezu alle Rechte im System beinhaltet. Deshalb sollte es maximal an einen sogenannten Notfallbenutzer zugewiesen werden. Der Umgang mit dem Notfallbenutzer ist auch im schriftlich dokumentierten Berechtigungskonzept vorzugeben. In jedem Fall sollten die Aktivitäten des Notfallbenutzers protokolliert und regelmäßig kontrolliert werden.

Deshalb ist es essenziell in der Vorbereitung auf die Jahresabschlussprüfung, die aktuellen, aber auch die historischen Zuweisungen, von SAP_ALL zu überprüfen. Es ist also nicht ausreichend, im Vorfeld der Jahresabschlussprüfung einfach schnell den Benutzern das Profil SAP_ALL zu entziehen. Es muss auch nachgewiesen werden, dass über den Prüfzeitraum das Profil SAP_ALL nicht kurzfristig für ein paar wenige Tage vergeben wurde. Sollte es doch zu Zuweisungen von SAP_ALL gekommen sein, wurde diese im Idealfall bereits dokumentiert und kontrolliert. Sollte dies nicht der Fall sein, ist unbedingt eine nicht veränderbare Dokumentation anzulegen, in welcher nachgewiesen wird, warum die Zuweisung notwendig war und dass der User darüber hinaus keine kritischen Aktionen durchgeführt hat (Ablage und Review der Protokollierung).

Auch die Vergabe von Kombinationen kritischer Berechtigungen (z.B. Rechnung buchen und Zahllauf starten), allgemein bekannt unter dem Begriff „Funktionstrennungskonflikte“, sind zu überprüfen und gegebenenfalls mit den Verantwortlichen in den Fachbereichen zu klären, warum diese im System existieren. Sollten hierfür kompensierende Kontrollen implementiert sein, ist es hilfreich, wenn auch die IT-Abteilung darüber Bescheid weiß, um den IT-Prüfer diese Kontrollen benennen zu können. Dieser kann in weiterer Folge diese Information an seine Prüferkollegen weitergeben.

Auch die Standardbenutzer wie z.B. SAP* oder DDIC sollten gemäß dem Berechtigungskonzept bzw. den Empfehlungen von SAP korrekt implementiert sein. Eine wichtige Vorbereitungshandlung ist hierbei zu überprüfen, ob für sämtliche Standardbenutzer die Kennwörter geändert wurden.

Korrekte Einstellungen der wesentlichen Parameter

In einem SAP®-System sind nicht nur die Berechtigungen Schwerpunkt des Wirtschaftsprüfers. Auch wesentliche Systemparameter sind Teil der Prüfung. Aus diesem Grund sollte im Vorfeld auch sichergestellt werden, dass sämtliche Parameter gemäß den Unternehmensvorgaben eingerichtet sind.

Betroffene Parameter sind all jene, welche die System- und Mandantensicherheit gewährleisten. Es muss unter anderem gewährleistet sein, dass das Produktivsystem gegen jede Art der Änderungen geschützt ist und daher keine direkte Entwicklung möglich ist.

Auch wesentliche Parameter, wie z.B.

  • NO_IMPORT_ALL
  • VERS_AT_IMP

sollten korrekt gesetzt sein, damit einerseits nur alle freigegebenen Aufträge transportiert und andererseits die transportierten Versionen protokolliert werden.

Zwei weitere sehr wichtige Einstellungen sind die Aktivierung des Security Audit Logs und der Tabellenprotokollierung. Beide Parameter müssen aktiviert sein, um in weiterer Folge die Nachvollziehbarkeit auf Benutzer- aber auch auf Tabellenebene zu gewährleisten.

Es sollte also überprüft werden, ob die Detaileinstellungen für das Security Audit Log gemäß den Unternehmensvorgaben eingerichtet sind und auf jeden Fall ausnahmslos alle Benutzer mit umfassenden Berechtigungen, wie z.B. SAP_ALL, vollständig von der Protokollierung umfasst sind.

Bei der Tabellenprotokollierung muss sichergestellt sein, dass der SAP®-Hinweis 112388 (protokollierungspflichtige Tabellen) vollständig umgesetzt ist und zusätzlich alle Tabellen, welche finanzrelevante Daten beinhalten, von der Protokollierung umfasst werden. Das gilt selbstverständlich auch für alle Z-Tabellen!

Als letzten Punkt der wichtigen Parametereinstellungen sind jene für die Definition der Kennworteinstellungen. Hier sollte sichergestellt werden, dass die Parameter ebenfalls gemäß der Unternehmensvorgaben eingerichtet sind. Die Überprüfung sollte allerdings nicht nur auf die globalen, für alle Benutzer gültigen, Einstellungen liegen, sondern auch all jene Benutzer umfassen, welche eigene Sicherheitsrichtlinien zugewiesen wurden. Gerade für diese muss eine entsprechende Begründung schriftlich vorliegen.


Fazit

Wenn es um die Vorbereitung auf den Wirtschaftsprüfer geht, sollte auf jeden Fall überprüft werden, ob sämtliche kritischen Berechtigungen, aber auch die wichtigen Parameter im SAP® korrekt vergeben bzw. eingerichtet sind.

Die Vorgaben dafür sollten allesamt im schriftlich dokumentierten Berechtigungskonzept definiert sein und müssen mit diesem auch übereinstimmen.

Gerade in diesem Zusammenhang ist es jedoch nicht immer einfach, alle wesentlichen Punkte mit den SAP®-Standardbordmitteln zu überprüfen. An dieser Stelle können die erfahrenen Prüfer der IBS Schreiber GmbH unterstützen.

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