Datenschutzhinweise

Informationen gem. Art. 13, 14 DSGVO

Als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO verarbeiten wir persönliche Informationen von natürlichen Personen (personenbezogene Daten). Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für uns als spezialisiertes Beratungsunternehmen allerdings nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung.

Wir möchten mit diesen Datenschutzhinweisen vor allem dazu beitragen, betroffenen Personen in leicht wahrnehmbarer, verständlicher und klar nachvollziehbarer Form einen aussagekräftigen Überblick über die Verarbeitung ihrer Daten durch uns zu vermitteln.

1. Verantwortlicher & Kontaktdaten

IBS Schreiber GmbH
Zirkusweg 1
20359 Hamburg
Tel.: +49 40 69 69 85-0
E-Mail: kontakt@ibs-schreiber.de

Datenschutzbeauftragter

IBS data protection services and consulting GmbH
Spaldingstraße 218
20097 Hamburg
E-Mail: datenschutz@ibs-schreiber.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

2.1. Bereitstellung unserer Websites und IT-Systeme

Wenn Sie eine unserer Websites besuchen, erheben wir pseudonymisierte Verbindungsdaten, die erforderlich sind, um die gewünschte Website anzuzeigen (z.B. IP-Adresse, Referer-URL, Zielseite, Zeitstempel) und speichern diese Daten in sog. Server-Logfiles.

Wenn Sie von uns bereitgestellte IT-Systeme nutzen, verarbeiten wir zusätzlich zu den jeweils dafür vorgesehenen Zwecken pseudonymisierte (z.B. IP-Adresse) oder personalisierte Daten (z.B. E-Mail, Benutzername), um unsere Systeme durch technische Einrichtungen zu schützen und die Zugriffe auf die Systeme sowie ggf. Aktivitäten in unseren Systemen in sog. Logfiles zu speichern.

Bei jeglicher Kommunikation per E-Mail, werden diese durch technische Einrichtungen auf unerwünschte Inhalte (z.B. Viren, Spam) untersucht.

Darüber hinaus speichern wir pseudonymisierte Informationen in bestimmten Fällen in Ihrem Browser, in sog. Cookies oder Local Storage, soweit diese erforderlich sind, um unsere Website anzuzeigen oder notwendige Funktionen auf unserer Website zu ermöglichen (sog. technisch notwendige Cookies / essenziell).

Sie müssen diese Daten bereitstellen, ohne dass eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung besteht. Ein Besuch unserer Websites, die Verwendung eines Kontaktformulars oder die Nutzung unserer IT-Systeme ist ohne die Bereitstellung dieser Informationen jedoch nicht oder nur mit Einschränkungen möglich.

Die Verarbeitung zum Zweck der Bereitstellung unserer Websites und IT-Systeme erfolgt zur Wahrnehmung überwiegender berechtigter Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme und die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf bereits in der Endeinrichtung des Endnutzers gespeicherter Informationen (essenzielle Cookies / Local Storage) ist gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen können.

2.2. Consent Management

Wir verwenden das Consent Management Plugin HubSpot Cookies zur Verwaltung der Einwilligung in die Nutzung von Webanalyse & Drittanbieterdienste auf unseren Websites.

Pseudonymisierte Informationen (z.B. UID, Zeitstempel) werden in Ihrem Browser gespeichert und von uns ausgelesen, um zu gewährleisten, dass wir nur solche Cookies und Serververbindungen zu Drittanbietern zulassen, die von Ihnen explizit erlaubt wurden.

Sie müssen diese Daten bereitstellen, ohne dass eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung besteht. Ein Besuch unserer Websites ist ohne die Bereitstellung dieser Informationen jedoch nicht oder nur mit Einschränkungen möglich.

Die Verarbeitung zum Zweck des Consent Managements erfolgt aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie zur Wahrnehmung überwiegender berechtigter Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir sind gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO zum Nachweis der Einhaltung der Datenschutzgrundsätze verpflichtet, sodass wir erteilte Einwilligungen belegen müssen. Ferner sind unsere berechtigten Interessen die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Consent Management aufrufen:

2.3. Webanalyse & Drittanbieterdienste

2.3.1. Google reCAPTCHA, Google Maps und YouTube

Soweit Sie im Rahmen des Consent Managements (s. 2.2) Ihre Einwilligung in die Kategorie „Externe Medien“ oder für alle Cookies erteilt haben, verwenden wir:

den Google reCAPTCHA Service, um zu verhindern, dass automatisierte Software (sog. Bots) missbräuchliche Aktivitäten auf unseren Websites ausführen.
den Online-Kartendienst Google Maps zur Darstellung unserer Geschäftsanschrift auf einer in der Website eingebetteten Karte.
den Online-Videodienst YouTube zur Einbettung von Videos aus unserem YouTube Kanal.

Dabei werden Informationen zu Ihrem Besuch auf unserer Website (z.B. IP-Adresse, Eingabeverhalten, Mouse- und Touch-Events) sowie zur Nutzung der interaktiven Kartendienste oder Videos in pseudonymisierter Form in Ihrem Browser gespeichert.

Als Betreiber dieser Drittanbieterdienste speichert die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA diese Informationen in Ihrem Browser und greift darauf zu, um:

im Rahmen des ReCAPTCHA Service diese gemeinsam mit Daten aus weiteren Quellen (z.B. Gmail, Search, Analytics) auszuwerten und festzustellen, ob es sich bei dem Websitebesucher um einen echten Menschen handelt. Für den Fall, dass dies nicht bestätigt wird, blockiert der ReCAPTCHA Service das Absenden des Kontaktformulars.
Funktionen des Kartendienstes Google Maps bereitzustellen,
unsere Videos abzuspielen und eigene Zwecke der Analyse und des Marketings zu verfolgen.

Weitere Informationen zu den Datenschutzinformationen der Google LLC finden Sie unter dem externen Link: https://www.google.com/policies/privacy/.

Sie müssen diese Daten nicht bereitstellen, um eine unserer Websites zu besuchen. Es besteht auch keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung, jedoch ist die Nutzung bestimmter Funktionen (z.B. Kontaktformular, Anzeige von Karteninhalten oder Videos) ohne die Bereitstellung der Informationen nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Die Verarbeitung zum Zweck des Antispam (Google ReCAPTCHA Service) sowie der Darstellung des Online-Kartendienstes (Google Maps) und unserer Videos (YouTube) erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie Ihre Einstellungen im Consent Management anpassen und die Kategorie „Externe Medien“ abwählen oder nur essenzielle Cookies zulassen.

Die Einwilligung umfasst auch die Übermittlung der Daten in die USA gemäß Art. 49 (1) lit. a DSGVO. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) stuft die USA als Land mit unzureichendem Datenschutzniveau nach DSGVO ein. So besteht etwa das Risiko, dass US-Behörden personenbezogene Daten in Überwachungsprogrammen verarbeiten, ohne Klagemöglichkeit für betroffene Personen. Daraus resultieren Risiken für Ihre Rechte und Freiheiten, die Sie bereit sind zu akzeptieren, wenn Sie der Verarbeitung zustimmen und diese Dienste aktivieren.

2.3.2. HubSpot, Inc.

Wir nutzen HubSpot und dessen Integrationsmöglichkeiten auf dieser Website. Anbieter ist die HubSpot, Inc. Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA:

HubSpot CMS und HubSpot Forms

Wir nutzen diese Dienste zur Bereitstellung, zum Hosting und zur Verwaltung unserer Website sowie zur Verarbeitung von Webformularen.

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden Daten wie Ihre IP-Adresse, Zugriffsdaten (Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seite) sowie technische Geräte- und Browserinformationen über die Server von HubSpot verarbeitet. Die Verarbeitung dient der sicheren und technisch erforderlichen Bereitstellung unserer Website und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und nutzerfreundlichen Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Im Rahmen der Formulare werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit, berufliche Funktion, Telefonnummer und die von Ihnen im Formular eingegebenen Inhalte verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an Bearbeitung von sonstigen Anfragen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (soweit wir Ihre Einwilligung eingeholt haben, beispielsweise Newsletter-Anmeldungen).

Formulardaten werden für die Dauer der Bearbeitung der Anfrage bzw. des Vertragsverhältnisses gespeichert und danach gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder ein fortbestehendes berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung bestehen. Technisch erforderliche HubSpot-CMS-Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den Betrieb der Website erforderlich ist.

Die Speicherdauer technisch erforderlicher Daten richtet sich nach der jeweiligen Datenart und ihrem Verarbeitungszweck. Die Laufzeiten der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien sind in unseren Cookie-Einstellungen zu finden.

HubSpot verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich in unserem Auftrag auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO. Je nach eingesetzter Funktion kann HubSpot personenbezogene Daten auch in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten.

Für internationale Datenübermittlungen gelten die jeweils einschlägigen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy und https://legal.hubspot.com/de/dpa.

HubSpot Analytics

Wir setzen HubSpot Analytics zur Analyse der Nutzung unserer Websites ein. Die Verarbeitung erfolgt nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dabei werden insbesondere Informationen über den Besuch der Website, Interaktionen, verwendete Geräte und Browser, Zugriffszeiten und eine pseudonyme Kennung verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Analyse und statistischen Auswertung der Website-Nutzung zur bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unseres Online-Angebots und erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Speicherung bzw. den Zugriff auf Informationen in der Endeinrichtung gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Analyse-Daten und zugehörigen Cookies werden entsprechend der von Ihnen erteilten Einwilligung gespeichert, in der Regel bis zu 13 Monate. Nach Widerruf der Einwilligung werden die Daten gelöscht bzw. die Cookies deaktiviert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Weitere Informationen zur Sicherheit und Datenschutzbestimmungen bei HubSpot finden Sie hier: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy.

2.3.3. Cloudflare

Wir nutzen Dienste der Cloudflare, Inc. 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, zur Auslieferung, Absicherung und Optimierung unserer Website. Dabei werden technische Verbindungsdaten, IP-Adresse, Informationen zum verwendeten Browser und Gerät sowie Sicherheits- und Netzwerkdaten verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der schnellen und sicheren Auslieferung der Website-Inhalte, dem Schutz vor Angriffen und der Optimierung der Performance. Soweit Cloudflare für die Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes unbedingt erforderlich ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für optionale Funktionen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten werden von Cloudflare in der Regel nur kurzzeitig gespeichert. Bestimmte Sicherheits-Cookies können eine längere Laufzeit haben, soweit dies für den Schutz der Website erforderlich ist.

Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/.

2.3.4. Cloudflare Turnstile

Wir setzen Cloudflare Turnstile zur Erkennung und Abwehr automatisierter Zugriffe ein. Dabei werden technische Informationen über Browser, Gerät und Nutzung verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Erkennung und Abwehr automatisierter, missbräuchlicher Zugriffe und Bot-Angriffe. Soweit die Verarbeitung für die Sicherheit und den Schutz der Website unbedingt erforderlich ist, stützt sie sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; in diesem Fall wird Turnstile erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Die für die Bot-Erkennung verarbeiteten technischen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Sicherheitsprüfung erforderlich ist.

Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/.

2.3.5. Amazon Web Services

Wir setzen Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Ave. N., Seattle, WA 98109-5210, USA, als Infrastruktur-, Hosting- und Speicher-Dienstleister und Auftragsverarbeiter ein. AWS verarbeitet im Rahmen der technischen Bereitstellung und Absicherung unserer Dienste personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adressen, Verbindungsdaten und technische Logdaten.

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, dem Hosting und der Absicherung unserer Websites und IT-Systeme und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Übermittlungen in Drittländer stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: https://aws.amazon.com/privacy/.

2.4. Kundenbereich

Wenn Sie für ein Unternehmen tätig sind, das Kunde unserer GRC-Lösungen (z.B. CheckAud®) ist, haben Sie die Möglichkeit sich für den Kundenbereich auf unserer Website zu registrieren. Wir verarbeiten personenbezogene Daten (z.B. E-Mail-Adresse, Lizenzdaten), um Ihnen den Zugang zum gesicherten Kundenbereich zu ermöglichen, passende Produktinformationen bereitzustellen und Supportanfragen richtig zuordnen zu können.

Sie müssen diese Daten nicht bereitstellen, es besteht auch weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung. Ein Besuch unserer Websites ist ohne die Bereitstellung dieser Informationen möglich, der Zugang zum geschützten Kundenbereich erfordert allerdings die Bereitstellung der Informationen.

Die Verarbeitung zum Zweck der Registrierung und Bereitstellung des geschützten Kundenbereichs auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie uns eine einfache Mitteilung zukommen lassen. Anschließend löschen wir Ihren Zugang zum Kundenbereich.

2.5. Automatische Benachrichtigungen

Wenn Sie für ein Unternehmen tätig sind, das Kunde unserer GRC-Lösung CheckAud® ist, haben Sie die Möglichkeit innerhalb der Software CheckAud® automatische Update-Benachrichtigungen und automatische Nachrichten (RSS-Feed).

In diesem Fall verbindet sich CheckAud® mit unserem Webserver und prüft auf verfügbare Updates sowie aktuelle Nachrichten (z.B. Produktinformationen, Sicherheitshinweise, Nutzungshinweise).

Neben den allgemeinen Informationen eines Websitebesuchs (s. 2.1) verarbeiten wir auch Informationen zur installierten CheckAud®-Version (z.B. Versionsstand des Betriebssystems, Lizenznummer). Die Prüfung auf Updates erfolgt je nach Auswahl innerhalb von CheckAud® entweder wiederholt oder einmalig.

Sie müssen diese Daten nicht bereitstellen, es besteht auch weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung. Die automatische Update-Benachrichtigung und der RSS-Feed erfordern zudem eine bestehende Internetverbindung und können ohne Bereitstellung der Informationen nicht genutzt werden.

Die Verarbeitung zum Zweck der automatischen Update-Benachrichtigung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie jeweils die automatische Update-Prüfung und Nachrichten in CheckAud® deaktivieren.

2.6. Newsletterversand

Wenn Sie einmal im Monat unseren Newsletter erhalten möchten und sich auf unserer Website mit dem dafür vorgesehenen Formular anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten, mindestens jedoch die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld, um Ihnen zunächst eine Bestätigungsmail zu schicken.

Sofern Sie die Newsletteranmeldung bestätigten, verarbeiten wir Ihre Daten, um den Newsletter zu versenden. Anderenfalls wird die Anmeldung verworfen und Ihre Daten gelöscht.

Die Verarbeitung zum Zweck des Newsletterversands erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie den Link zur Abmeldung in einem Newsletter betätigen oder uns formlos mit Verweis auf Ihre E-Mail-Adresse kontaktieren.

2.7. Seminare, Webinare und Veranstaltungen

Wenn Sie sich als Teilnehmer zu einem unserer Seminare, Veranstaltungen, Online-Seminare oder Webinare anmelden, verarbeiten wir personenbezogene Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, zugehöriges Unternehmen, gebuchte Veranstaltung), um Ihre Anmeldung zu bearbeiten sowie die Teilnahme zu verwalten und abzurechnen.

Wenn Sie Ihre Teilnahme nicht selbst buchen, sondern dies von Ihrem Arbeitgeber oder einem sonstigen Dritten vorgenommen wird, erhalten wir die vorgenannten Informationen von einer anderen Person, die in Ihrem Namen die Teilnahme bucht.

Wenn Sie für ein Seminar oder eine Veranstaltung vor Ort eine Übernachtung in einem unserer Partnerhotels buchen, verarbeiten wir die Informationen (z.B. Name, Ankunft, Abreise, Anzahl der Übernachtungen), um Ihnen den Rabatt beim Partnerhotel zu ermöglichen.

Weitere Einzelheiten erhalten Sie auch in den Teilnahmebedingungen, abrufbar unter: https://ibs-schreiber.de/akademie/teilnahmebedingungen.

Wenn Sie während der Anmeldung zu einer Veranstaltung die Checkbox aktivieren und uns somit Ihre Einwilligung erteilen, kontaktieren wir Sie per Telefon oder E-Mail innerhalb von 6 Wochen nach der Veranstaltung, um Ihnen Informationen über die Produkte und Dienstleistungen der IBS Schreiber GmbH und weitere Events oder Neuigkeiten aus dem SAP-Security-Bereich mitzuteilen.

Sie sind zur Bereitstellung der Informationen verpflichtet, soweit dies für die Buchung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, ohne dass eine unmittelbare gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung besteht. Anderenfalls ist die Teilnahme an Seminaren, sonstigen Veranstaltungen oder Webinaren nicht möglich. Die erforderlichen Informationen sind bei Anmeldeformularen als Pflichtfelder gekennzeichnet. Im Übrigen besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten.

Die Verarbeitung zum Zweck der Buchung und Teilnahme an Seminaren, Webinaren und Veranstaltungen erfolgt auf Grundlage der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für den Fall, dass Sie nicht unser Vertragspartner sind, erfolgt die Verarbeitung zur Wahrnehmung überwiegender berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Erfüllung eines Vertrages mit einem Dritten, der für Sie die Teilnahme bucht. Die Verarbeitung zum Zweck der Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie uns formlos mit Verweis auf Ihre Anmeldung kontaktieren.

2.8. Geschäftliche Kommunikation

Wenn Sie als natürliche Person direkt mit uns einen Vertrag schließen, erheben wir alle personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertrages erforderlich sind. Dies gilt auch, wenn Sie stellvertretend für eine andere natürliche oder juristische Person eine vertragliche Vereinbarung verhandeln oder abschließen.

Soweit wir die Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, erhalten wir Informationen zu Ihrer Person (Name, Position), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefon) und Vertragsdaten (z.B. Leistungspflichten) von Dritten, die Sie als Ansprechpartner oder zuständige Person für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses benannt haben.

Für die Durchführung des Vertrages, die Verwaltung der Kundenbeziehung, die Bearbeitung von Anfragen sowie den Nachweis und die Abrechnung erbrachter Leistungen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten im erforderlichen Umfang. Zusätzlich verarbeiten wir diese Daten, um als juristische Person ein angemessenes Risikomanagement sowie Controlling und die Einhaltung weiterer rechtlicher Vorschriften (z.B. Handels- und Steuerrecht) zu ermöglichen.

Sie sind zur Bereitstellung der Informationen verpflichtet, soweit dies für die geschäftliche Kommunikation, die Vertragsanbahnung, die Vertragserfüllung oder Beendigung erforderlich ist, ohne dass eine unmittelbare gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung besteht. Anderenfalls ist die Bearbeitung von Anfragen sowie die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.

Die Verarbeitung zum Zweck der Bereitstellung unserer Dienstleistungen und geschäftlichen Kommunikation erfolgt zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie zur Wahrnehmung überwiegender berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Vertragserfüllung, soweit wir den Vertrag mit einem Dritten geschlossen haben, für den Sie tätig sind sowie die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

2.9. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, erheben wir von Ihnen alle personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung bereitstellen. Eine Bewerbung kann von Ihnen initiativ oder aufgrund einer von uns veröffentlichten Stellenanzeige erfolgen. Im Anschluss verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren, um Sie ggf. zu einem persönlichen Gespräch einzuladen und um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Als Unterstützung in dem Prozess nutzen wir eine cloudbasierte Personalmanagement-Software Personio von Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München.

Sollte Ihre Bewerbung abgelehnt werden, verarbeiten wir die Daten für den Fall, dass es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt. Alternativ können wir nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung die Bewerbungsunterlagen auch für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren und berücksichtigen.

Sollte es nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu einer Einstellung kommen, erheben wir weitere Daten zu Ihrer Person (z.B. Führungszeugnis, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten) bei den zuständigen Stellen (z.B. Behörden, Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung), um das Beschäftigungsverhältnis begründen zu können. Dazu können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten zählen, soweit dies die Religionszugehörigkeit für steuerliche Zwecke betrifft.

Für die Bewerbung bei uns sind Sie weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, die Daten bereitzustellen. Die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens ist ohne die Mitteilung bestimmter Daten zu Ihrer Person jedoch nicht oder nur eingeschränkt möglich. Bei der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses sind Sie jedoch gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen (z.B. Anmeldung bei der Sozialversicherung) bereitzustellen, um den gesetzlichen Melde- und Mitwirkungspflichten nachzukommen. Die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses ist anderenfalls nicht möglich.

Die Verarbeitung zum Zweck der Durchführung von Bewerbungsverfahren erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zu dessen Durchführung gem. Art. 6 Abs.1 in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.

Darüber hinaus kann im Falle einer abgelehnten Bewerbung die Verarbeitung zur Wahrnehmung überwiegender berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse ist die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Soweit Sie im Falle einer Ablehnung der Bewerbung ausdrücklich zustimmen, diese für einen späteren Zeitpunkt aufzubewahren und zu berücksichtigen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie uns dies mit Bezug auf Ihre Bewerbung formlos mitteilen. Der Widerruf hat keine Auswirkungen auf eine erneute Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt.

2.10. Social Media

Als angemeldeter Nutzer auf einer der nachfolgenden sozialen Netzwerke, erheben wir die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten von den Betreibern der Plattformen, wenn Sie uns innerhalb der Plattform kontaktieren oder unsere Inhalte und Profile aufrufen. Darüber hinaus erhalten wir alle Informationen, die Sie aufgrund Ihrer Einstellungen mit uns teilen, wenn wir Ihr Profil aufrufen.

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns diese Informationen bereitzustellen. Die Nutzung sozialer Netzwerke erfolgt unabhängig von der Bereitstellung Ihrer Daten, allerdings ist eine Kontaktaufnahme mit uns oder der Besuch unseres Profils nicht möglich, ohne dass uns diese Daten bereitgestellt werden. Eine Weiterverarbeitung außerhalb der sozialen Netzwerke erfolgt grundsätzlich nicht.

Die Verarbeitung zum Zweck der geschäftlichen Aktivität in den beruflichen sozialen Netzwerken XING und LinkedIn sowie die Bereitstellung von Videos auf YouTube erfolgt zur Wahrnehmung überwiegender berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die öffentliche Darstellung unseres Unternehmens sowie die geschäftliche Vernetzung mit Partnern, Interessenten und Beschäftigten.

2.10.1. XING

Wir erheben Benutzerdaten (z.B. Name, Ort), Qualifikationsdaten (z.B. Berufstätigkeit, Position, Ausbildung) sowie Kommunikationsdaten (z.B. Nachrichteninhalte) innerhalb des sozialen Netzwerks „XING“ von der New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg. Weitere Informationen zu den Datenschutzinformationen der New Work SE finden Sie unter dem externen Link: https://privacy.xing.com/de.

2.10.2. LinkedIn

Wir erheben Benutzerdaten (z.B. Name, Ort), Qualifikationsdaten (z.B. Berufstätigkeit, Position, Ausbildung) sowie Kommunikationsdaten (z.B. Nachrichteninhalte) innerhalb des sozialen Netzwerks „LinkedIn Deutschland“ von der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland.

Auf unserer Website setzen wir zudem Komponenten und Widgets von LinkedIn ein. Die Nutzung des LinkedIn-Widgets erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass Daten an die Muttergesellschaft LinkedIn Corporation in die USA übertragen werden können. Die Datenübertragung wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie das Data Privacy Framework gestützt.

Weitere Informationen zu den Datenschutzinformationen der LinkedIn Ireland finden Sie unter dem externen Link: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy.

2.11. Aufzeichnung und Transkription von Microsoft-Teams-Meetings

Wenn Sie an einem Online-Meeting mit der IBS Schreiber GmbH über Microsoft Teams teilnehmen, kann das Meeting durch den Veranstalter, einen Co-Organisator oder einen Präsentator aufgezeichnet und transkribiert werden. Sie werden vor Beginn der Aufzeichnung über den Microsoft-Teams-Zustimmungsdialog darüber informiert und müssen aktiv zustimmen.

Zusätzlich können wir Microsoft 365 Copilot nutzen, um aus dem Meeting-Inhalt automatisiert Zusammenfassungen, Stichpunkte und Aktionspunkte zu erstellen. Die durch Microsoft 365 Copilot erstellte Zusammenfassung wird Ihnen vom Meeting-Veranstalter nach Ende des Meetings in Textform zur Verfügung gestellt, damit Sie deren Inhalt prüfen und gegebenenfalls eine Berichtigung verlangen können.

Microsoft 365 Copilot erstellt aus dem Meeting-Inhalt automatisiert Zusammenfassungen, Stichpunkte und Aktionspunkte. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Bild-, Ton- und Chatdaten zu folgenden Zwecken: Dokumentation von Besprechungsergebnissen und Vertragsverhandlungen; Bereitstellung der Aufzeichnung für Teilnehmende, die nicht teilnehmen konnten sowie Nachbereitung von Schulungen, Workshops und Kundenterminen.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung und Transkription ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Vor Beginn der Aufzeichnung blendet Microsoft Teams einen Zustimmungsdialog ein, in dem Sie aktiv zustimmen können. Aus einer Verweigerung der Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an den Meeting-Veranstalter oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Widerrufen Sie während eines laufenden Meetings, beenden wir die Aufzeichnung umgehend. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für Geschäftspartner und Kunden kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein, soweit die Aufzeichnung für die Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung zwingend notwendig ist.

Verarbeitete Datenkategorien

Verarbeitet werden Bild- und Tondaten (Video, Audio), Chatnachrichten innerhalb des Meetings, Bildschirminhalte bei aktiver Bildschirmfreigabe, Transkripte sowie die durch Microsoft 365 Copilot generierten Zusammenfassungen und Aktionspunkte. Hinzu kommen Metadaten wie Teilnehmerkennung, Zeitstempel und Meeting-Titel.

Empfänger

Aufzeichnungen, Transkripte und Copilot-Ausgaben werden in Microsoft OneDrive bzw. SharePoint Online im Rahmen unseres Microsoft-365-Tenants gespeichert. Wir haben mit Microsoft Ireland Operations Limited einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Ihre Daten werden grundsätzlich in deutschen Microsoft-Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Eine Übertragung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR ist auf Tenant-Ebene deaktiviert.

Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass bestimmte personenbezogenen Daten (z.B. Telemetriedaten, technische Diagnose- und Supportdaten oder Metadaten) an die Muttergesellschaft (Microsoft Corporation) mit dem Sitz in den USA oder an Unterauftragnehmer in weiteren Drittländern übermittelt und dort verarbeitet werden. Garantien für die Drittlandübermittlung sind EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Aufzeichnungen, Transkripte und Copilot-Ausgaben werden 30 Tage nach dem Meeting automatisch gelöscht.

3. Empfänger & Drittstaatenübermittlung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur solche Personen Kenntnis von personenbezogenen Daten, wenn diese für die Verarbeitung zuständig sind. Soweit bestimmte Tätigkeiten nicht durch uns selbst, sondern durch beauftragte Dienstleister als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO durchgeführt werden, gehören diese zu den Empfängern personenbezogener Daten. Der Einsatz von Auftragsverarbeitern sowie dessen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz außerhalb der EU/EWR ist derzeit nicht geplant.

In bestimmten Einzelfällen geben wir personenbezogene Daten an Dritte (z.B. Kunden, Kommunikationspartner, Behörden, Rechtsanwälte, Gerichte) weiter, wenn dies für die Verarbeitung erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/EWR erfolgt nur, soweit die Übermittlung für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist und die Anforderungen gem. Art. 44ff. erfüllt sind.

4. Speicherfristen

Zur Gewährleistung des Grundsatzes der Speicherbegrenzung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, speichern wir personenbezogene Daten in einer Form, die eine Identifizierung betroffener Personen nur solange ermöglicht, wie es für die jeweils rechtmäßigen Zwecke erforderlich ist.

Folgende Speicherfristen wurden von uns festgelegt:

Server-Logfiles werden je nach IT-System für 1–90 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
Session Cookies werden nach Ende der Session (z.B. Schließen des Browsers, Logout) automatisch gelöscht; persistente Cookies werden nach Erreichung des definierten Zeitraums (max-age, Laufzeit) automatisch oder vorab manuell durch den Nutzer gelöscht.
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber werden ohne vorliegende Einwilligung zur dauerhaften Aufbewahrung 6 Monate nach Ablehnung gelöscht.

Personenbezogene Daten, die aufgrund einer Einwilligung verarbeitet werden, löschen wir nach Widerruf der Einwilligung, soweit nicht eine fortgesetzte Speicherung aufgrund von Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die aufgrund von handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften gem. § 147 AO, § 257 HGB aufbewahrt werden müssen, werden nicht vor Ablauf von 6 Jahren bzw. 10 Jahren gelöscht. Eine weitergehende Speicherung erfolgt zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, z.B. bei nicht abgeschlossenen Steuer-, Prüf- oder Verwaltungsverfahren.

Personenbezogene Daten, die wir für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten, werden im Regelfall nach 3 Jahren (regelmäßige Verjährung gem. § 195 BGB) gelöscht; in bestimmten Fällen (z.B. Schadenersatzansprüche) beträgt die Verjährungsfrist 10 Jahre oder 30 Jahre ab Entstehung des Anspruchs gem. § 199 BGB, wobei die maximale Speicherdauer 30 Jahre ab dem Zeitpunkt des schädigenden Ereignisses ist.

5. Ihre Rechte

Wenn Sie Ihre Betroffenenrechte geltend machen, haben wir geeignete Maßnahmen getroffen, um die Kommunikation in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu ermöglichen. Wir versuchen stets die Mitteilungen so verständlich wie möglich zu gestalten, ohne die rechtlichen Anforderungen zu vernachlässigen. Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern persönlich oder telefonisch zur Verfügung, wenn Sie Unterstützung beim Verständnis von Mitteilungen benötigen.

5.1. Auskunft

Sie haben gem. Art. 15 Abs. 1 DSGVO das Recht, von uns eine Bestätigung zu erhalten, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, erhalten Sie Auskunft mit detaillierten Informationen zur Verarbeitung. Dies schließt eine Kopie Ihrer Daten gem. Art. 15 Abs. 3 DSGVO ein, soweit nicht die Rechte anderer Personen verletzt werden.

Das Recht auf Auskunft kann gem. § 34 Abs. 1 BDSG eingeschränkt bzw. abgelehnt werden. Die Gründe für die Ablehnung werden gem. § 34 Abs. 2 BDSG dokumentiert und Ihnen gegenüber begründet.

5.2. Berichtigung

Sie haben gem. Art. 16 S. 1 DSGVO das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung zu verlangen, wenn unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Zudem haben Sie gem. Art. 16 S. 2 DSGVO das Recht, von uns die Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unvollständig sind und dies unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Sie können dazu eine ergänzende Erklärung abgeben.

5.3. Löschung

Sie haben gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir sind jedoch nur zur Löschung verpflichtet, sofern einer der dort genannten Gründe zutrifft.

Das Recht auf Löschung besteht gem. Art. 17 Abs. 3 DSGVO nicht, soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für dort genannte Gründe erforderlich ist. Dies gilt insbesondere, wenn die Speicherung Ihrer Daten aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten weiterhin vorgeschrieben ist (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) oder Ihre Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

5.4. Einschränkung

Sie haben gem. Art. 18 Abs. 1 DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der dort genannten Voraussetzungen gegeben ist. Wenn Ihre Daten eingeschränkt wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5.5. Datenübertragbarkeit

Sie haben gem. Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht, von uns Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (z.B. JSON, XML) zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen bereitzustellen, soweit die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen nicht beeinträchtigt werden.

Dieses Recht gilt nur für solche Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder eines Vertrages mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) automatisiert verarbeiten.

Sofern das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht, können Sie gem. Art. 20 Abs. 2 DSGVO erwirken, dass wir die Daten direkt einem anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit dies technisch machbar ist.

5.6. Recht auf Widerspruch

Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen, wenn diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt und Sie Gründe vorbringen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.

Das Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO gilt nicht, wenn wir nachweisen, dass wir schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung haben, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Sie haben unabhängig davon gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung einschließlich Profiling in Verbindung mit Direktwerbung zu widersprechen. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr den Zweck der Direktwerbung.

5.7. Automatisierte Einzelfallentscheidung

Sie haben gem. Art. 22 Abs. 1 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, wenn diese Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Dieses Recht gilt gem. Art. 22 Abs. 2 DSGVO nicht, wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt. Zudem gilt dieses Recht nicht, wenn eine europäische Rechtsvorschrift dies zulässt und angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthält.

Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten mittels automatisierter Entscheidung im Einzelfall, einschließlich Profiling, gem. Art. 22 Abs. 1, 4 DSGVO.

5.8. Recht auf Beschwerde

Sie haben gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns verstößt gegen die Datenschutz-Grundverordnung. Dieses Recht gilt unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Die Beschwerde kann bei jeder Aufsichtsbehörde eingereicht werden, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

5.9. Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Sie haben gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine Einwilligung, die Sie für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung, die gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, bleibt bis zum Widerruf unberührt.

Letzte Anpassung: 01.10.2026