Prüfung des Internen Kontrollsystems im SAP®-Modul MM

| Autor/in:Ingo Wihl

In jedem Unternehmen bilden Prozesse, Risiken und Kontrollen die Basis für das Interne Kontrollsystem (IKS). Dieses erstreckt sich über die gesamte Unternehmenslandschaft, um sicherzustellen, dass alle Schutzobjekte des Unternehmens auch tatsächlich geschützt werden.

Prüfungshandlungen im SAP®-Modul MM

Das Modul MM hat eine sehr zentrale Bedeutung, da hier nicht nur Daten für die Materialwirtschaft gespeichert werden, sondern der gesamte Einkaufsprozess in diesem Modul abgebildet wird.
Zusätzlich greift aber auch das Modul SD für den Vertrieb auf die Stammdaten des Moduls MM zurück. Und zu guter Letzt sind die Daten aus dem Modul MM für das Modul FI wichtig, denn die Daten für die Vorrätebewertung kommen ebenfalls aus der Materialwirtschaft.

Materialstatus

Bei den Stammdaten des Materials ist es möglich, für bestimmte Szenarien, die im Unternehmen im Customizing vorab definiert sein müssen, einen Status zu setzen, der regelt, ob das Material entsprechend diesem Kriterium verwendet werden darf, oder nicht. Dementsprechend muss auch definiert werden, ob ein bestimmter Materialstatus als kritisch einzustufen ist und daher durch entsprechende Kontrollen überwacht werden muss.
So kann zum Beispiel ein solcher Materialstatus „gesperrt für den Einkauf“ lauten. Das bedeutet, dass jedes Material mit diesem Status für den Einkauf nicht zur Verfügung steht. Ein solcher Materialstatus kann in weiterer Folge auf zwei Arten bei einem Material gesetzt sein.
Einerseits global, als werksübergreifend, dann ist dieser in der Tabelle MARA zusetzen. Das bedeutet, dass der Einkauf über alle Werke hinweg nicht auf dieses Material zugreifen kann.

werksübergreifender materialstatus
Abbildung 1: Werksübergreifender Materialstatus direkt in der Sicht der Grunddaten 1 des Materialstamms

Abbildung 1 zeigt direkt in der Maske des Materialstamms, ob ein werksübergreifender Materialstatus gepflegt wurde. In diesem Beispiel ist keiner hinterlegt.

tabelle mara
Abbildung 2: Materialien mit werksübergreifendem Materialstatus aus der Tabelle MARA

Der zweite Weg, herauszufinden ob es Materialien mit einem werksübergreifenden Materialstatus gibt, ist der Aufruf der Tabelle MARA. Die Abbildung 2 zeigt jene Materialien an, welche den werksübergreifenden Materialstatus „BP“ (gesperrt für den Einkauf) hinterlegt haben.
Eine andere Variante ist der werksspezifische Materialstatus, welcher ebenfalls direkt im Materialstamm zu finden ist. Die dafür relevante Tabelle ist in diesem Fall die Tabelle MARC. Dieser Status bedeutet, dass das Material nur für das definierte Werk dem Einkauf nicht zur Verfügung steht, den anderen Werken aber sehr wohl.

Änderungsdetails werksübergreifender materialstatus
Abbildung 3: Werksspezifischer Materialstatus direkt in der Sicht des Einkaufs des Materialstamms

In Abbildung 3 ist ersichtlich, dass die Informationen des werksspezifischen Materialstatus in der Sicht des Einkaufs im Materialstamm zu finden ist. In diesem Beispiel wurde auch hier kein Status gesetzt.

tabelle marc
Abbildung 4: Materialien mit werksspezifischem Materialstatus aus der Tabelle MARC

Soll die Prüfung auf alle Materialien mit diesem Status ausgedehnt werden, muss Einsicht in die Tabelle MARC genommen werden. Die Abbildung 4 zeigt vier Materialien mit dem werksspezifischen Materialstatus „BP“.

Diese Auswertung sollte, sofern mit dem Materialstatus im Unternehmen gearbeitet wird, regelmäßig durchgeführt werden, um zu gewährleisten, dass bei den Materialien der korrekte Materialstatus hinterlegt ist. Dabei ist aber auch noch zu bedenken, dass es sich um eine Momentaufnahme handelt, also eine stichtagsbezogene Prüfungshandlung.

Diese Prüfung muss zusätzlich dahingehend ergänzt werden, dass die Veränderungen über die Zeit geprüft werden.

Dazu muss mit Änderungsbelegen gearbeitet werden. Die Frage, ob der Materialstatus, einerseits der werksübergreifende und andererseits der werksspezifische, für ein Material geändert wurde, ist über die Tabellen CDHDR und CDPOS beantwortbar.

Änderungszeitpunkt werksübergreifender materialstatus
Abbildung 5: Änderungszeitpunkt eines werksübergreifenden Materialstatus

Die Abbildung 5 zeigt, dass für das Material „CK-001“ im Dezember 2022 eine Änderung am Materialstamm vorgenommen wurde. An dieser Stelle ist jedoch noch nicht ersichtlich, welche Änderung das genau war. Aus diesem Grund muss dieser Änderungsbeleg in der CDPOS gesucht werden.

Änderungsdetails des werksübergreifenden Materialstatus
Abbildung 6: Änderungsdetails des werksübergreifenden Materialstatus

In der Abbildung 6 ist nun ersichtlich, dass einerseits in der MARA der Materialstatus auf „BP“ gesetzt wurde. Es wurde also der werksübergreifende Materialstatus gesetzt. Andererseits wurde der werksspezifische Materialstatus entfernt, ersichtlich in der zweiten Zeile, da hier der neue Eintrag für die MARC leer ist.

Fazit

Der Aufbau eines IKS stellt jedes Unternehmen vor einige Herausforderungen, wenn sichergestellt werden soll, dass alle wesentlichen Risiken berücksichtigt sind. In einem SAP®-System kann auf verschiedene Arten ein IKS eingerichtet werden. Es kann mittels automatischer präventiver Kontrollen sichergestellt werden, dass bestimmte Aktivitäten bereits vorab unterbunden werden. Diese müssen jedoch auch immer mit Hilfe von Änderungsprotokollen über einen Zeitraum überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie auch in diesem Zeitraum immer wirksam waren.