Beim Umstieg von SAP® ERP auf SAP S/4HANA® sind einige wesentliche Änderungen zu beachten. Einer dieser Unterschiede ist die Datenstruktur mit der Datenbank SAP HANA®, die mittels In-Memory-Technologie und der spaltenorientierten Speichertechnologie schnellere Datenzugriffe und -verarbeitungen ermöglicht.

In diesem Zusammenhang wurden auch die Datenstrukturen von verschiedenen SAP® Komponenten (Modulen) in einer neuen zentralen Tabelle ACDOCA, dem Universal Journal, zusammengeführt. Damit verbunden kommt es zu einer Veränderung der Tabellen, aber auch von Transaktionen.

1 Allgemeine Änderungen in Bezug auf MM/SD

Im bisherigen SAP® ERP wurden Aggregations- und Historientabellen bereitgestellt. Das führte dazu, dass einige Datensätze mehrfach im System in unterschiedlichen Tabellen für unterschiedliche Zwecke gespeichert wurden. Mit SAP S/4HANA® wird eine redundante Datenspeicherung mit Hilfe der vereinfachten Datenstruktur vermieden, was in weiterer Folge auch Auswertungen auf Basis der Stamm- und Bewegungsdaten in Echtzeit ermöglichen soll.

Die Abbildung 1 zeigt einen Überblick über wesentliche Änderungen im Bereich der zukünftig zur Verfügung stehenden Tabellen in Relation zu bisher. Darin ist ersichtlich, dass sämtliche aggregierten und historischen Tabellen in SAP S/4HANA® nicht mehr existieren werden. Zum Beispiel werden die beiden Tabellen mit Transaktionsdaten, MKPF und MSEG,

in der Materialwirtschaft in der neuen Tabelle MATDOC zusammengeführt.

Geschäftspartner

Eine der wesentlichsten Änderungen in SAP S/4HANA® ist die Zusammenführung der Kreditoren- und Debitorenstammdaten zu sogenannten Geschäftspartnern. Es wird demnach in Zukunft über den Businesspartner gesteuert, um welche Art von Kontakt es sich handelt. Eine Unterscheidung dabei ist schon gleich zu Beginn bei der Anlage des Geschäftspartners
zu treffen, wenn dieser entweder als Person, Organisation oder Gruppe angelegt wird. Eine Folge daraus ist, dass bekannte Transaktionen wie FK01/02/03, FD01/02/03, XK01/02/03 usw. nicht mehr verwendet werden können bzw., sofern noch vorhanden, direkt in die neue Transaktion BP abspringen.

Außenhandel

Eine weitere Änderung wird es bei der Abwicklung des Außenhandels geben, der bisher über die Foreign Trade-Komponenten SD-FT bzw. MM-FT abgewickelt wurde. Diese Komponenten
werden im SAP S/4HANA® nicht mehr unterstützt. Stattdessen muss zwischen zwei Möglichkeiten entschieden werden, wie der Außenhandel in Zukunft im eigenen
Unternehmen abgebildet werden soll:

  • Einsatz der SAP S/4HANA® International Trade-Komponenten
  • Umstieg auf SAP® Global Trade Services (SAP® GTS®)

Dabei muss allerdings beachtet werden, dass diese beiden Varianten ziemliche Unterschiede bei den bereitgestellten Services haben.

SAP S/4HANA® International Trade-Komponenten erfüllen nur teilweise die Funktionen der bisherigen Foreign Trade-Komponenten. Es können zumindest die anfallenden
Aufgaben bei wenig Außenhandel bewerkstelligt werden. Eine vollständige Exportkontrolle bzw. eine Präferenzabwicklung sind nicht ohne weiteres möglich. SAP® GTS® hingegen ist und bleibt die primäre Zoll- und Außenhandelsplattform. Ist diese bereits im SAP® ERP im Einsatz, kann sie unter SAP S/4HANA® einfach weiterverwendet werden. Allerdings gibt es nun eine automatische und vereinfachte Lizenz-prüfung in Kombination mit SAP S/4HANA®. Die Lizenzprüfungen in SAP® ERP waren komplex und erforderten einen hohen manuellen Aufwand.

Material Ledger

Bisher war die Aktivierung des Material Ledger nicht zwingend notwendig. Eine Aktivierung wurde in der Regel nur dann vorgenommen, wenn Material in unterschiedlichen
Währungen bewertet werden musste. In SAP S/4HANA® wird das Material Ledger jedoch verpflichtend. Damit verbunden wird es zukünftig möglich sein, eine IST-Kostenrechnung für den Materialbestand zu erstellen. Auch wenn diese Funktion optional ist und erst aktiviert werden muss, kann sie durchaus für viele Unternehmen eine interessante Variante in der Kostenrechnung darstellen.

Natürlich wird im Zusammenhang mit der verpflichtenden Verwendung des Material Ledger auch die Adaptierung relevanter Transaktionen erzeugt. So werden die Transaktionen
MM02 bzw. MR21 dahingehend erweitert, dass zukünftig die Materialpreise in unterschiedlichen Währungen erfasst werden können.

Materialnummer

Materialnummern hatten bisher eine maximale Länge von 18 Zeichen. In SAP S/4HANA® kann die Zeichenlänge auf bis zu 40 Zeichen erweitert werden. Bevor diese Erweiterung
im System aktiviert wird, sollten zuvor bestimmte Punkte berücksichtigt werden:

  • Selbstprogrammierter Code: Kann dieser Materialnummern mit 40 Zeichen verarbeiten?
  • Sollte ein Programm die Nummer bei 18 Stellen abschneiden, kann es zu einem Datenverlust
    kommen.
  • In einem Multi-System Landscape muss entschieden werden, ob und wann auf die
    neue Nummernlänge umgestellt wird, da diese Umstellung die Kompatibilität der Systeme
    beeinflusst.
  • Bei Schnittstellen muss ebenfalls überprüft werden, ob die Zeichenlängen verarbeitet
    werden können.

Alles im SAP® Standard muss grundsätzlich nicht beachtet werden, da hier überall (Tabellen, etc.) darauf geachtet wurde, dass die Zeichenlänge verarbeitet werden kann, es betrifft also nur eigenen Code oder AddOns von Partnerfirmen.

Transaktionen und SAP Fiori®

Die Änderungen im SAP S/4HANA® beziehen sich auch auf die Ebene der Transaktionen. Diese werden teilweise buchstäblich ausgemistet bzw. durch SAP Fiori® Apps ersetzt.
Sämtliche Änderungen in diesem Zusammenhang sind der jeweils gültigen SAP®Simplification List zu entnehmen. Beispielhaft seien hier die Transaktionen MB01, MB02,
MB03, MB0A usw. erwähnt, die für Warenbewegungen etc. Verwendung fanden. Diese werden in SAP S/4HANA® nicht mehr existieren. In Zukunft wird nur noch die Transaktion
MIGO zur Verfügung stehen. Andere Transaktionen wie z. B. die ME41, ME42, ME43 etc. werden durch SAP Fiori®Apps ersetzt.

2 Änderungen im Einkauf

Der Prozess im SAP S/4HANA® wird sich kaum im Vergleich zu SAP® ERP ändern, außer dass teilweise bisher bekannte Transaktionen nicht mehr existieren oder stattdessen SAP Fiori® Apps zur Anwendung kommen werden. Auch auf Datenbankebene wird sich die eine oder andere Änderung ergeben.

SAP Ariba®

Was allerdings eine wesentliche Änderung sein wird, ist die Möglichkeit, mit SAP®Ariba®die Beschaffung in die Cloud zu verlegen. SAP® Ariba® ist als Cloud-basiertes Geschäftsnetzwerk
für Einkäufer und Lieferanten konzipiert.Auch wenn SAP® Ariba® auch schon mit SAP® ERP gemeinsam funktioniert, sowird die Kommunikation mit SAP S/4HANA® weiter verbessert.
Darin enthalten sind z. B.:

  • Sourcing: Planung bei der Beschaffung
  • Beschaffungsprozess
  • Lieferantenmanagement: zentrale Verwaltung der Lieferanten und Risikobewertung
  • Logistikkette: Datenaustausch mit dem Lieferanten in Echtzeit
  • Financial Supply Chain: Rechnungs- und Zahlungsmanagement
  • etc.

Im Wesentlichen wird der Einkauf in zwei Hauptprozesse aufgegliedert: den Strategischen und den Operativen Einkauf. Der Strategische Einkauf ermöglicht den Prozessablauf von der Ausgabenanalyse bis hin zu den Kontrakten. Der Operative Einkauf deckt in weiterer Folge die Prozessschritte von der Anforderung bis zur Zahlung ab.

SAP S/4HANA® Extended Procurement

Hierbei handelt es sich um ein S/4HANA-Hub-System als zentralisierte Beschaffungsplattform. An dieses Hub-System können beliebig viele S/4HANA-Systeme angeschlossen
werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass in den Systemen die gleiche Organisationsstruktur abgebildet ist.

Beschaffung über Self-Services

Hierbei handelt es sich um einen Browser-basierten Einkaufswagen. Die Benutzer können über diesen Employee Self-Service via Einkaufswagen eine Bestellanforderung erstellen
bzw. verwalten. Die Bestellanforderung wird automatisch in einen Genehmigungsworkflow gegeben.

Einkaufsanalysen

In SAP S/4HANA® kann über die Kachelgruppe Einkaufsanalysen eine Vielzahl an diversen Auswertungen abgerufen werden, die für die Einkäufer bzw. den Einkaufsleiter nützlich
sein können:

  • Ausschöpfung Wertkontrakt: für ein Jahr rückwirkende Analyse
  • Ausschöpfung Mengenkontrakt: für ein Jahr rückwirkende Analyse
  • Durchschnittliche Genehmigungszeit für BANFen: gemessen in Tagen
    • Aufteilung in niedriges, mittleres und hohes Preisgefüge
  • Änderungen der Bestellanforderungsposition: z. B. wie oft Menge und Preis geändert
    wurden
  • etc.

Aufgrund der neuen Datenstruktur in SAP S/4HANA® können nun diverse Analysen direkt im Produktivsystem durchgeführt werden, die bisher sicherheitshalber aus Performancegründen lieber in einem SAP® BW-System oder gleich außerdem des SAP®-Systems verarbeitet wurden.

3 Änderungen im Vertrieb

Analog zum Einkauf wird sich der Prozess im SAP S/4HANA® kaum im Vergleich zu SAP®ERP ändern, außer dass Transaktionen nicht mehr existieren oder stattdessen SAP Fiori®
Apps zur Anwendung kommen werden. Auch auf Datenbankebene wird sich die eine oder andere Änderung ergeben.

Advanced Available-to-Promise

Bisher erfolgte im SAP® ERP die Verfügbarkeitsprüfung nach Available-to-Promise (ATP) nach einfachen Geschäftsprozessen. Dabei folgt die Logik für den Kundenbedarf dem
Prinzip „First come – First served“ – „wer sich zuerst anmeldet, bekommt auch zuerst“. Eine weitere Ausbaustufe ist „Global Available-to-Promise“ (Global ATP). Mit dieser
Variante ist es möglich, auch komplexere Verfügbarkeitsprüfungen einzurichten. Um dieses Funktionen nutzen zu können, muss allerdings neben dem SAP® ERP-System auch
noch SAP®-APO eingeführt und lizenziert sein. In SAP S/4HANA® ist nun das Verfahren Advanced Available-to-Promise enthalten, das erweiterte Funktionen ähnlich dem Global ATP umfasst. Es muss also kein eigenes APO-Service installiert sein, da es bereits voll integriert ist. Einige Funktionen von Advanced Available-to-Promise:

  • Kundenauftrag manuell priorisieren
  • Kontingente zu Materialien und Produkten erstellen
  • Priorisierung von Kundenbedarfen nach Win-Gain-Lose-Prinzip
    Das Prinzip der Priorisierung von Kundenbedarfen nach „Win-Gain-Lose“ bedeutet Folgendes:
    Kunde hat Status „Win“: Bestätigte Menge wird immer aufgefüllt
  • Kunde hat Status „GAIN“: Kunde kann Menge gewinnen, aber nicht verlieren
  • Kunde hat Status „REDISTRIBUTE“:
  • Kunde kann Menge gewinnen, aber auch verlieren
  • Kunde hat Status „FILL“: Wenn notwendig, wird Menge gelöscht, Kunde kann nicht
    gewinnen
  • Kunde hat Status „LOSE“: Bestätigte Menge wird gelöscht
    Damit kann sichergestellt werden, dass die Top-Kunden immer beliefert werden, auch
    im Fall einer Last-Minute-Anforderung, natürlich zum Nachteil von Kunden, die einen
    niedrigeren Status haben.

Bonusabwicklungen

In SAP S/4HANA® wird die Bonusabwicklung ebenfalls neu definiert, die bisherigen Transaktionen werden damit in weiterer Folge nicht mehr genutzt. War die Bonusabwicklung bisher davon geprägt, dass diverse Statistiken und Aktualisierungen der Bonusabsprachen mittels diverser Transaktionen aufgerufen werden mussten, so wird in SAP S/4HANA® ein sogenannter Konditionskontrakt für den Kunden angelegt, der sämtliche relevanten Daten umfasst. Damit werden Daten wie die Umsatzselektion oder die Abrechnungsintervalle hinterlegt.
Mit diversen Selektionskriterien wird in weiterer Folge die Bonusabwicklung wesentlich flexibler gestaltbar, da diese besser an die Anforderungen des Unternehmens
angepasst werden können. Eine solche Anpassung wäre derzeit im SAP® ERP nur mittels Programmieraufwand möglich.

Die Umsätze zu den diversen Kontrakten können nun jederzeit abgerufen werden, eine Selektion der Fakturen ist mit dieser Funktion nun ebenfalls möglich. Damit wird
die Bonusabwicklung von der Handhabung her einfacher, aber auch wesentlich zielgerichteter, als es bisher der Fall war.

4 Fazit

In SAP S/4HANA® gibt es einige Themen zu beachten, bevor die Umstellung von SAP®ERP erfolgt. Die Schwierigkeiten bei einer solchen Umstellung liegen in der neuen Struktur
der SAP HANA Datenbank und der Neustrukturierung der Berechtigungen. Aber nicht nur Änderungen direkt im SAP S/4HANA®, sondern auch die neuen Möglichkeiten durch diverse externe, aber direkt angebundene Systeme macht die Entscheidung über die zukünftige Nutzung des Systems einfacher. Allerdings bieten die neuen Funktionen auch Möglichkeiten, die bisher nicht in dieser Form zur Verfügung standen, dass z. B. nun Auswertungen direkt im System durchgeführt werden können, ohne die Performance wesentlich zu beeinflussen.
Die Auswahl der Möglichkeiten, die Prozesse für Einkauf und Vertrieb im SAP S/4HANA® abzubilden, ist also gestiegen, was allerdings nicht abschrecken sollte. Im Gegenteil,
denn einige dieser neuen Funktionalitäten können die Prozesse definitiv optimieren und beschleunigen.