Worum es hier geht: welche Kontrollen in eurem SAP-System automatisiert werden können – und bei welchen es teuer wird, sich darauf zu verlassen.
Einmal im Jahr dasselbe Bild. Das IKS wird aus der Schublade geholt, die Kontrollen werden abgehakt, die Schublade geht wieder zu. Dabei könnte ein guter Teil dieser Arbeit das System längst selbst erledigen. Die Frage ist nur: welcher Teil? Denn bei manchen Kontrollen ist Automatisierung ein klarer Gewinn – bei anderen ein Risiko.
Zwei Fragen, mehr braucht es nicht
Die gute Nachricht zuerst: Ob sich eine Kontrolle automatisieren lässt, ist erstaunlich leicht zu erkennen. Es hängt nicht davon ab, wie wichtig sie ist, sondern wie sie gebaut ist. Zwei Fragen genügen meistens. Erstens: Verhindert die Kontrolle den Fehler – oder findet sie ihn nur nachträglich? Zweitens: Steckt sie in einer Einstellung im System – oder in einem menschlichen Urteil?
Ein Beispiel macht das schlagartig klar. Das Vier-Augen-Prinzip bei der Lieferantenanlage steckt in einer Einstellung (T055F). Das System erzwingt es: Ein Lieferant lässt sich gar nicht erst ohne zweite Person anlegen. Niemand muss das im Nachhinein prüfen – der Fehler kann schlicht nicht entstehen. Das ist der beste Fall, den Automatisierung zu bieten hat: nicht schneller suchen, sondern gar nicht erst etwas zu suchen haben.
Daneben steht eine Kontrolle aus demselben Katalog, die völlig anders tickt: „War diese Genehmigung sachlich angemessen?" Das kann kein System entscheiden. Es kann auffällige Fälle markieren und dem Menschen vorlegen – die Bewertung selbst bleibt menschlich. Gleicher Katalog, gegensätzliche Welt. Wer diesen Unterschied sieht, hat das Wesentliche verstanden.
Der teuerste Fehler ist Übereifer
Jetzt der Fehler, den ich am häufigsten sehe – und es ist nicht, dass zu wenig automatisiert wird. Es ist das Gegenteil. Man dreht die Empfindlichkeit einer Prüfung hoch, kontrolliert statt einer Stichprobe gleich alle Belege, und bekommt am Ende 12.000 Meldungen, von denen eine Handvoll echt sind. Was dann passiert, ist immer dasselbe: Das Team sieht weg. Eine Kontrolle, deren Alarme niemand mehr ernst nimmt, ist schlechter als gar keine. Gute Automatisierung misst sich nicht an der Zahl der Meldungen, sondern daran, wie viele davon echt sind.
Das Spannende ist kleiner, als man denkt
Und hier wird es für mich richtig interessant. Das Spannende ist nämlich nicht die teure Spezialsoftware. Es ist viel kleiner und viel näher: aus Daten, die ohnehin im System liegen, eigene Prüfungen bauen – zugeschnitten auf die eigenen Abläufe. Nehmen Sie die Change-Management-Kontrolle. Aus den Transport- und den dazugehörigen Ticketinformationen lässt sich nach festen Regeln beurteilen, ob ein Transport ordentlich beantragt, genehmigt und dokumentiert wurde. Ein Agent kann das übernehmen: Er gleicht beide Quellen ab und entscheidet nach nachvollziehbaren Kriterien. Keine Black Box – die Regeln liegen offen und lassen sich jederzeit anpassen. So ein System ist kein einmaliges Projekt, sondern etwas, das mitwächst.
Der eigentliche Hebel: Akzeptanz
Der eigentliche Hebel liegt aber noch woanders. Das IKS gilt in vielen Häusern als lästige Pflicht. Kontrollen, die leise mitlaufen und der Mannschaft Arbeit abnehmen, ändern das – sie werden auf einmal ernst genommen und tatsächlich gelebt. Automatisierung ist deshalb weniger eine Effizienz- als eine Akzeptanzfrage. Sie verschafft dem IKS überhaupt erst den Stellenwert, den es verdient.
Wenn du beim Lesen angefangen hast, im Kopf eure eigenen Kontrollen zu sortieren – welche in eine Einstellung gehören, welche beim Menschen bleiben, welche du aus vorhandenen Daten selbst bauen kannst–, dann ist das genau das Gespräch, das ich gern führe. Melde dich, und wir schauen uns gemeinsam an, was in eurem System möglich ist.