Das Universal Journal ist eine der wichtigsten Neuerungen in SAP S/4HANA® Finance. Durch die zentrale Speicherung von Buchhaltungsdaten ermöglicht es ein integriertes Rechnungswesen und bietet eine einheitliche Sicht auf Geschäftsvorfälle im FI/CO-Bereich.
Während in SAP ERP die finanzrelevanten Daten in unterschiedlichen Tabellen gespeichert und verschiedenen SAP-Komponenten (FI, FI-AA, CO etc.) zugeordnet waren, werden diese Daten in SAP S/4HANA® alle im Universal Journal zusammengefasst. Statt einer Vielzahl von Belegen wird nur noch ein universeller Buchungsbeleg erzeugt.
Folgende Komponenten fließen in das neue Universal Journal ein:
- Hauptbuchhaltung (FI-GL)
- Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
- Controlling (CO)
- Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)
- Material-Ledger
Die Tabelle ACDOCA
Im Universal Journal werden alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge des internen und externen Rechnungswesens in der zentralen Datenbanktabelle ACDOCA (Accounting Document Actual) gespeichert. Die Tabelle enthält alle für das Rechnungswesen relevanten Informationen auf Einzelpostenebene und wird aus diesem Grund auch als „Single Point of Truth“ (SPOT) bezeichnet. Durch die Echtzeit-Integration von Finanzbuchhaltung und Controlling ist sichergestellt, dass alle Finanzdaten auf denselben Einzelposten basieren und zu jeder Zeit miteinander abgestimmt sind.
Die Tabelle ACDOCA besteht aus über 360 Feldern und fasst Informationen aus mehreren SAP ERP-Vorgängertabellen zusammen. Wie Tabelleninhalte der FI/CO-Vorgängertabellen aus der ERP-Welt in die Tabelle ACDOCA integriert wurden, ist in der SAP Note „2156822 – S/4HANA Finance: Mapping of ACDOCA fields to old FI/CO tables“ beschrieben.
In SAP S/4HANA® können Aggregationen und Berechnungen direkt durchgeführt werden, sodass ein Großteil der alten Summen- und Indextabellen im neuen Datenbankmodell obsolet geworden ist. Viele der ursprünglichen Vorgängertabellen, die jetzt „on the fly“ aus den Einzelposten der Tabelle ACDOCA erzeugt werden können, existieren in SAP S/4HANA® weiterhin in Form von gleichnamigen Kompatibilitätsviews (Compatibility Views). Dadurch ist sichergestellt, dass der lesende Zugriff (SELECT) von Programmen weiterhin möglich ist. Schreibende Zugriffe (INSERT, UPDATE, DELETE und MODIFY) sind aus allen SAP-Standardprogrammen entfernt worden. Auch aus kundenspezifischen Programmen sollten diese entfernt werden (siehe SAP Note „1976487 – Information about adjusting customer-specific programs to the simplified data model in SAP Simple Finance“).
Mit der Vereinfachung durch das Universal Journal fallen nicht alle der alten Tabellen weg. Beispielsweise existieren die Tabellen BKPF (Belegkopf für Buchhaltung), BSEG (Belegsegment Buchhaltung), BSET (Belegsegment Steuerdaten) und BSEC (Belegsegment CPD-Daten) aus technischen Gründen weiterhin als physikalische Tabellen in SAP S/4HANA®.
Vorteile des Universal Journals
Das neue Universal Journal in SAP S/4HANA® bietet einige entscheidende Vorteile:
- Höhere Performance
- Reduzierter Speicherbedarf
- Erweiterbarkeit durch Kundenfelder (siehe SAP Note „2453614 – FAQ: Universal Journal Extensibility“)
- Höhere Flexibilität im Reporting und bei Analysen
- Deutlich reduzierter Abstimmungsaufwand
- Durch Compatibility Views funktionieren bisher bekannte Reports weiterhin
Abstimmung des Universal Journals
Durch das Universal Journal fällt ein Großteil der Abstimmarbeiten weg. Allerdings ist weiterhin eine Abstimmung des Hauptbuchs an sich nötig.
Mit der Transaktion FINS_REC (Abstimmung) wird in SAP S/4HANA® die Abstimmung für die Hauptbuchhaltung eingeplant. Diese erfolgt immer für alle Buchungskreise und Geschäftsjahre. Eine Einschränkung der Daten ist nicht möglich. Nach dem Einplanen des Jobs können die Ergebnisse der Abstimmung mit der Transaktion FINS_REC_RESULT (Ergebnisse der Abstimmung der umfassenden Buchungsbelege) nach Buchungskreis, Geschäftsjahr und Belegnummer gefiltert angezeigt werden.
Folgende Prüfschritte werden während des Abstimmlaufs durchgeführt:
- Vorhandensein von Einzelposten (BSEG) für jeden Belegkopf (abhängig von der Belegart) und umgekehrt
- Jeder FI-Beleg hat einen Nullsaldo
- Das Feld WAERS (Währung) des Belegkopfes wird gefüllt
- Die folgenden Felder des Belegkopfes (BKPF) und der Einzelposten (BSEG) sind identisch: Geschäftsjahr, Belegstatus, Buchungsdatum, Belegdatum, Währung (WAERS), Belegart
- Vorhandensein von Einzelposten in den Tabellen BSEG und ACDOCA sowie BSEG_ADD und ACDOCA
- Die folgenden Felder sind in den Tabellen ACDOCA und BSEG sowie ACDOCA and BSEG_ADD identisch: Sachkonto, Buchungsdatum, Belegdatum, Ausgleichsdatum, Belegnummer des Ausgleichsbelegs, Geschäftsjahr des Ausgleichsbelegs, Kennzeichen Offene-Posten-Verwaltung
- Das Feld Kennzeichen Offene-Posten-Verwaltung der Stammdatentabelle (SKB1) und der Einzelposten (BSEG) ist identisch
- Konsistenzprüfungen für Tabelle ACDOCA:
- Kein doppelter Eintrag (dies ist erforderlich, da ACDOCA nicht mit einem Primärschlüssel ausgeliefert wird, sodass die DB dies sicherstellen würde)
- Nullsaldo für Belege mit Einzelposten aus FI-GL (CO garantiert keine Nullsalden)
Die Vorgängertransaktionen zur Abstimmung F.03 (klassisches Hauptbuch) und FAGLF03 (neues Hauptbuch) werden in SAP S/4HANA® nicht mehr unterstützt.
Fazit
Das Universal Journal in SAP S/4HANA® transformiert das Rechnungswesen, indem es alle buchhaltungsrelevanten Daten zentral in der Tabelle ACDOCA speichert. Dadurch werden Redundanzen und Abstimmaufwände deutlich reduziert, während die Integration der verschiedenen Komponenten eine konsolidierte Echtzeitansicht auf Finanzdaten bietet und innovative Ansätze für das Reporting eröffnet.
